RECORDING, STORING DAN REPORTING

Tujuan Kegiatan Pembelajaran

Setelah mengikuti pembelajaran ini siswa diharapkan mampu :

1.  Bersikap sesuai dengan aturan dan prosedur yang telah ditentukan. 

2.  Mengisi seluruh formulir dan catatan tertentu sesuai prosedur yang telah ditentukan.

3.  Membersihkan dan menyimpan Trolley beserta peralatan maupun perlengkapan lainnya sesuai standar yang telah ditentukan. 

4.  Melaporkan seluruh formulir, catatan tertentu, dan kejadian-kejadian yang dialami saat menyiapkan kamar tamu kepada atasan sesuai prosedur yang telah ditentukan.

A. Recording

    Setelah anda selesai melakukan closing the door, jangan lupa mengingat kembali kejadian dan pekerjaan yang telah anda alami di dalam kamar tamu, karena anda harus memberikan laporan masing-masing kamar kepada atasan (supervisor) atau bagian lainnya seperti front office, engineering/maintenance atau security.

Laporan tersebut dapat anda berikan berupa formulir-formulir maupun catatan-catatan tertentu. Hal-hal yang harus anda lakukan saat recording adalah :

1.  Mengisi kembali formulir room boy/maid control sheet setiap kamar sesuai dengan kamar yang telah dibersihkan dengan tujuan untuk menginventarisir penggunaan linen, guest supplies maupun soft drink dan snack pada mini bar.

2.  Mengisi formulir lost and found sesuai dengan barang tamu yang ditemukan di dalam kamar ketika kamar tersebut dalam status check out. Bila barang tamu ditemukan sebelum tamu meninggalkan hotel tetapi tamu akan segera check out maka segera dilaporkan kepada receptionist untuk ditindaklanjuti kepada tamu yang bersangkutan. Barang temuan berharga yang benar-benar tertinggal oleh tamu, maka bersama dengan formulir lost & found yang sudah ditulis dengan identitas barang tersebut dimasukan kedalam bungkusan plastik dengan rapi, dilaporkan kepada atasan/supervisor dan disimpan pada tempat penyimpanan barang lost & found. Jika barang temuan tersebut tidak diambil oleh si pemilik biasanya kebijakan perusahaan selama 6 bulan diberikan kepada si penemu (tergantung kebijakan manajemen).

3.  Mencatat adanya kerusakan-kerusakan fasilitas di dalam kamar tamu, atau mungkin adanya kehilangan perlengkapan kamar, seperti : AC rusak, TV rusak, shower/keran air rusak, toilet bowl buntu, bath towel hilang, Pillow hilang dan sebagainya. Kerusakan-kerusakan tersebut segera dilaporkan kepada atasan untuk ditindaklanjuti kepada Bagian Maintenance/Engineering. Formulir yang digunakan untuk mencatat kerusakan dan kehilangan fasilitas kamar adalah lost & damage. Sedangkan formulir yang digunakan untuk laporan permintaan perbaikan fasilitas kamar yang rusak kepada Bagian Engineering adalah maintenance report/work order.

4.  Mencatat adanya barang-barang yang mencurigakan yang ditemukan di dalam kamar tamu seperti senjata api, senjata tajam, narkoba, dan sebagainya. Adanya barang-barang yang mencurigakan segera dilaporkan kepada atasan untuk ditindaklanjuti kepada bagian keamanan/security.

B. Storing

    Setelah anda selesai beraktivitas membersihkan seluruh kamar sesuai dengan section masing-masing, maka langkah selanjutnya adalah melakukan penggudangan terhadap seluruh peralatan maupun perlengkapan-perlengkapan yang telah anda bawa, maupun sampah dan barang kotor yang diambil dari kamar-kamar. Adapun sesuatu yang harus anda lakukan saat penggudangan adalah sebagai berikut :

1.  Dorong trolley menuju ke pantry/gudang atau room attendant station, bila masih ada peralatan yang tertinggal seperti vacuum cleaner atau perlengkapan lainnya di corridor segera dibawa ke pantry/gudang.

2.  Ketika berada di gudang/pantry keluarkan seluruh guest supplies, soft drink, maupun linen bersih yang masih tersisa pada room attendant trolley cart lalu ditata rapi kembali pada tempatnya yang terletak di lemari atau rak yang tersedia.

3. Bersihkan seluruh peralatan pembersih maupun bahan pembersih/chemical lalu tempatkan pada tempatnya dalam keadaan tertata rapi. Misalnya vacuum cleaner, dust bagnya dibersihkan dengan menggunakan sikat gigi yang lembut dan kabel digulung pada container, mop dicuci dan ditempatkan dengan kondisi terbalik, dust cloth dikumpulkan untuk dibawa ke laundry, broom dibersihkan bulu-bulunya lalu digantung atau letakan pada posisi bulu terbalik, bahan pembersih diperiksa keadaannya jangan sampai bocor/tumpah dan kemasannya dibersihkan lalu disimpan pada tempatnya, dan sebagainya.

4.  Keluarkan linen kotor yang berada dalam linen humper, lalu dihitung satu persatu dan dikelompokan pada masing-masing jenis linen, selanjutnya dikemas untuk dikirim ke laundry. Misalnya double sheet jumlahnya 18 lbr, single sheet 15 lbr, bath towel 20 lbr, hand towel 20 lbr, face towel 20 lbr, bath mat 10 lbr, pillow cases 20 lbr, dan lain-lain.

5.  Buka garbage humper yang ada pada trolley, lalu keluarkan sampahnya dan tampung pada penampung sampah, bila tersedia kelompok penampung sampah organik dan non organik maka sampah organik kumpulkan pada penampung sampah organik, sedangkan sampah non organik pada penampung sampah non organik. Sampah organik adalah jenis sampah yang dapat dengan mudah diurai oleh bakteri/organisme, contoh : sampah sisa makanan, kulit buah dan lain-lain. Sedangkan sampah non organik adalah jenis sampah yang sulit untuk diurai oleh bakteri/organisme, contoh pecahan piring, gelas, plastik dan lain-lain.

6.  Bersihkan seluruh permukaan trolley dari atas ke bawah, dari dalam ke luar, dari kiri ke kanan menggunakan dust cloth dengan metode/teknik dusting atau damp dusting.

7.  Bersihkan linen humper maupun garbage humper sebagaimana mestinya lalu tempatkan kembali pada trolley. Bila perlu roda trolley diberikan minyak pelumas secara berkala agar rodanya dapat berjalan dengan lancar.

8.  Tempatkan trolley pada tempat yang telah ditentukan di gudang/pantry dengan rapi.

C. Reporting

     Setelah proses storing/ penggudangan telah anda lakukan dengan baik, maka langkah selanjutnya adalah mengecek kembali formulir-formulir yang telah anda isi apakah sudah benar, mengumpulkan barang-barang lost & found, catatan kerusakan fasilitas kamar maupun laporan adanya barang-barang yang mencurigakan sesuai dengan nomor kamarnya masing-masing, kemudian disampaikan secara langsung kepada atasan/supervisor/penyelia. Disamping itu pula jangan lupa menyimpan atau menyerahkan kunci kamar pass key yang anda bawa kepada atasan.

Beberapa contoh kegiatan storing, recording dan reporting dapat dilihat pada gambar di bawah ini :

Rangkuman

      Setelah selesai melaksanakan closing the door, jangan lupa mengingat kembali kejadian dan pekerjaan yang telah anda alami di dalam kamar tamu, karena anda harus memberikan laporan masing-masing kamar kepada atasan (supervisor) atau bagian lainnya seperti front office, engineering/maintenance atau security. Laporan tersebut dapat diberikan berupa formulir-formulir maupun catatan-catatan tertentu.

     Setelah selesai beraktivitas membersihkan seluruh kamar sesuai dengan section masing-masing, maka langkah selanjutnya adalah melakukan penggudangan terhadap seluruh peralatan maupun perlengkapan-perlengkapan yang telah anda bawa, maupun sampah dan barang kotor yang diambil dari kamar-kamar.

Setelah proses storing/penggudangan telah anda lakukan dengan baik, maka langkah selanjutnya adalah mengecek kembali formulir-formulir yang telah anda isi apakah sudah benar, mengumpulkan barang-barang lost & found, catatan kerusakan fasilitas kamar  atau kehilangan barang milik hotel maupun laporan adanya barang-barang yang mencurigakan sesuai dengan nomor kamarnya masing-masing, kemudian disampaikan secara langsung kepada atasan/supervisor/penyelia kamar tamu. Disamping itu pula jangan lupa menyimpan atau menyerahkan kunci kamar pass key yang anda bawa kepada atasan.

Selama melaksanakan tugas seorang room attendant harus memperhatikan standar operasional prosedur dengan benar, dan disamping itu keamanan, keselamatan dan kesehatan kerja juga harus diperhatikan.

Tugas

Laksanakanlah penggudangan peralatan dan bahan pembersih beserta perlengkapan lainnya setelah anda selesai melaksanakan praktik! Kemudian tata dan tempatkan dengan rapi semua perlengkapan yang ada digudang sekolah dengan baik!

Tes Formatif

Pertanyaan Tertulis/Lisan

1.  Apakah nama formulir yang digunakan untuk melaporkan permintaan perbaikan fasilitas kamar yang rusak? Kemudian kepada siapa formulir itu disampaikan? (skor 1).

2.  Apakah perbedaan sampah organik dan non organik serta sebutkan contohnya masing-masing? (skor 1).

3.  Anggap saja anda menemukan satu buah arloji merk Rolex di kamar yang telah anda bersihkan yakni kamar 106 pada hari ini pukul 10.00 am. Tulislah barang tersebut pada formulir lost & found tag atas nama tamu yang diketahui sebelumnya adalah Mr.Irwansyah, SE.! (skor 2).

4.  Anda menemukan adanya kerusakan pada kamar yang sedang anda bersihkan yakni kamar 108 pada hari ini. Kerusakannya yaitu shower kamar mandi dan telepon tidak berfungsi dengan baik. Kejadian itu harus anda tulis pada buku/kertas catatan untuk dilaporkan kepada atasan. Setelah anda laporkan lalu atasan anda meminta anda untuk mencatat pada formulir Maintenance Report/Work order untuk disampaikan kepada Bagian Engineering dan kantor depan. Tulislah kerusakan tersebut pada maintenance repor/work order dengan benar! (skor 2).

5.  Anda membersihkan kamar 204 (twin bed) dengan status check out dan jumlah person 2 orang. Stok linen pada trolley yang anda persiapkan sebelumnya double sheet 12, single sheet 18, pillow cases 12, bath towel 12, hand towel 12, face towel 12, bath mat 6. Guest supplies yang anda stok pada trolley sebelumnya bath soap 12, shampoo 6, tooth kit 12, saving kit 6, sewing kit 6, comb 6, cotton bud 6, facial tissue I ball, hanger 18, ashtray 2, drinking glass 2, rabish bag 2 pack, laundry bag 12, shoe shine 6, AC freshener 6, stationary folder 6, laundry list 6, oilet paper 6, Mineral water (aqua) 12. Sedangkan soft drink yang telah anda persiapkan sebelumnya  adalah sunkist 6, sprite 6, fanta 6, coca cola 6, krating daeng 6, the kotak 6, kacang kulit 6, silver queen 6, aqua 6. Setelah anda membersihkan kamar tersebut anda telah melengkapinya dengan rincian sebagai berikut : seluruh sheet, pillow case, bath towel, hand towel, face towel dan bath mat diganti seluruhnya. Sedangkan guest supplies harus dilengkapi seluruhnya karena kondisinya habis dipakai oleh tamu, kecuali hanger kekurang 3, drinking glass 1. Untuk mini bar yang masih tersedia di dalam kamar sunkist 1, sprite 2, coca cola 1, krating deng 1, teh kotak 2, silver queen 1. Standar setiap kamar adalah making up the bed 3 sheet, bath mat 1, toilet paper 1, hanger 6, facial tissue secukupnya, bottle opener 1, remote masing-masing 1. Sedangkan yang lainnya standar yang ditentukan adalah 2 buah.

Tulislah Roomboy/maid control sheet dengan benar sesuai standar yang telah diberikan! (skor 4).